いまさら聞けない「Google Workspace」とは？

「最近よく聞くけれど、正直よく分からない」
「ExcelやWordと何が違うの？」

そんな声を、私たちは経理・事務の業務改善やBPO支援の現場で日々耳にします。

実は、次のような“詰まり”を抱えている会社は少なくありません。

・経理担当者のPCにしか分からないファイル構成
・社長のパソコンにデータが集まり、確認依頼が止まらない
・担当者が休むと、仕事が一気に回らなくなる

これらの原因は、スキル不足や人手不足ではなく、「情報の置き場所」と「共有ルール」が決まっていないことにあります。

Google Workspaceは、そうした状態を根本から見直すための“業務基盤”となるツールです。

Google Workspaceとは、「仕事に必要な道具を、まとめて使えるGoogleの業務用ツールセット」です。

単に便利なITツールではなく、分業・在宅・外部委託（BPO）を前提に業務を回すための土台として活用できます。

Google Workspaceには、多くの企業で使われてきたOfficeソフトと同じ役割のツールが揃っています。

・スプレッドシート：Excelのような表計算ソフト
・ドキュメント：Wordのような文書作成ソフト
・スライド：PowerPointのような資料作成ソフト
・Gmail：ビジネス用メール

操作感は大きく変わりませんが、決定的に違うのが「データの保存場所」です。

Google Workspaceのデータは、自分のパソコンの中ではなく、クラウド（インターネット上）に保存されます。

この違いが、仕事の進め方を大きく変えます。

入力した瞬間に自動保存されるため、「保存し忘れた」「PCが固まってデータが消えた」といったトラブルが起きません。

会社・自宅・外出先でも、常に同じ最新データにアクセス可能。
テレワークや急な引き継ぎにも柔軟に対応できます。

ファイルをメールで送り合う必要はありません。
1つの資料を複数人で同時に編集でき、「どれが最新版？」と迷うことがなくなります。

Google Workspaceでは、「個人の作業」と「会社の資産」を明確に分けて管理できます。

・個人用の作業スペース
・下書きや一時保存に適した場所

・チーム・会社全体で使う保管場所
・担当者が変わってもデータが残り、業務が止まらない

ファイルごとに「閲覧のみ」「編集可」「特定の人だけ」といった権限設定も可能で、セキュリティ面も安心です。

Google Workspaceには、用途に応じた複数のプランがあります。

プラン	料金目安（1ユーザー）	特徴
Business Starter	月額 約680円〜	低コストで独自ドメインを利用
Business Standard	月額 約1,360円〜	容量・会議機能が充実（利用企業が多い）
Business Plus	月額 約2,040円〜	高度なセキュリティ・管理機能

※まずは14日間の無料トライアルから始める企業が多いです。
※個人利用であれば、無料のGmailアカウントで操作感を試すことも可能です。

Google Workspaceの導入は、想像以上にシンプルです。

1. ①公式サイトから登録
   　会社名・メールアドレスなどを入力
   
2. ②ドメイン設定
   　現在利用している「@社名.com」のメールアドレスをそのまま使えます
   
3. ③ブラウザからログイン
   　ソフトのインストール不要
   　インターネット環境があればすぐに利用開始できます

DXというと、大規模なシステム導入を思い浮かべがちですが、実際の第一歩は日々の事務作業をどう整理するかです。

Google Workspaceは、

・導入ハードルが低い
・経理・事務業務との相性が良い
・業務改善を段階的に進められる

という点で、DXの入口として非常に有効です。

株式会社ファーストアソシエイツでは、Google Workspaceを単なる便利ツールとしては扱いません。

「とりあえず導入しましょう」「便利だから使いましょう」とは言わず、

・誰が
・どこで
・どの情報を使い
・どう引き継がれるのか

を整理したうえで、業務が止まらず回り続ける形に設計します。

その結果として、

・情報共有の効率化
・経理・事務業務の整理
・経理BPO・DX支援

を実現しています。

Google Workspaceは、単なるツールの入れ替えではありません。

事務作業をスマートにし、本来注力すべき業務に時間を使うための“業務基盤”です。

・経理や事務が属人化している
・業務が人に依存して止まりがち
・DXを進めたいが何から始めるか迷っている

そんな場合は、ぜひ一度ご相談ください。