サービス業こそ経理アウトソーシングの活用を！｜業務を”手放す”重要性は？

日々の業務に忙しく、人手不足も深刻なサービス業は、経理アウトソーシングを活用するのがおすすめです。経理アウトソーシングによって、サービス業の経営者はどのような高価を得られるのでしょうか。

今回は、サービス業が経理業務を手放すメリットや効果、アウトソーシング利用時の注意点などを解説します。

サービス業が経理アウトソーシングを利用することで得られるメリットは、大きく3つあります。具体的な内容を見てみましょう。

限られた人数でサービス提供からバックオフィス業務までをこなす組織は、どのように人材不足を解消するかを日々考えることでしょう。経理業務を手放すだけでも、従業員の負担が減り、無理に新たな人材を探す手間も省けます。

属人化とは、限られた人材のみが業務を把握している状態で、特に専門知識や豊富な経験が求められる経理業務に起こりやすい現象です。属人化が起こると、担当者の負担が大きくなるだけでなく、担当者が退職した際の後任に悩んだり、最悪の場合担当者が普請したりするため、避けるべきだといわれています。

信頼できる業者に経理業務をアウトソーシングすれば、属人化が防げるだけでなく、売上や経費などの透明化が図れるのでおすすめです。

アウトソーシングを利用すれば、新たな経理担当者を採用するためのコスト、採用後の給与や社会保険料といった人件費を削減できます。アウトソーシングも、当然委託費用がかかりますが、採用コストや人件費などの金銭的負担、後任の教育にかかる担当者の心身の負担も軽減することが可能です。

経理アウトソーシングを利用すると、次のような効果が期待できます。

・コア業務に集中できる
・内部リソースの再配置が可能となる
・品質、正確性の向上

経理業務は、組織の利益に直接つながるものではありません。アウトソーシングによって経理業務に割く時間が減れば、そのぶんコア業務に集中し、利益を生み出すことができます。

また、人材や時間などのリソースには限りがあるため、「本来ならコア業務に大きく時間を使って欲しい人材が、経理業務を担わなければいけない」という状況に陥っている組織もあるでしょう。経理をアウトソーシングすれば、個々が自由に使える時間を確保し、適切な配置を見直すことも可能です。

さらに、専門知識を持つプロに経理業務を任せることで、経理業務の品質や正確性が増します。経理業務は人的ミスが許されない内容も多いため、作業や確認に時間がかかりがちですが、アウトソーシングならミスのない正確な作業を、専門家がスムーズに行ってくれるので安心です。

経理アウトソーシングの利用を検討していても、導入のタイミングがなかなかつかめない場合もあるでしょう。サービス業が経理アウトソーシングをスタートするのに最適な2つのタイミングを紹介します。

コア業務の繁忙期には、バックオフィス業務が疎かになってしまうケースも少なくありません。しかし、経理は日次、月次など決まった業務もあるため、残業時間や業務量など、個々の負担が増えてしまいます。

そこで、繁忙期を見据えて事前に経理アウトソーシングを導入するのがおすすめです。業者によっては短期間のスポット利用もできますので、「人手が本当に足りない」というときだけアウトソーシングに頼るのもよいでしょう。

社内の経理担当者が退職・異動する際には、後任の人材を確保する必要があります。しかし前述の通り、採用活動にも一定のコストがかかりますし、よい人材が見つかっても長く働いてくれるとは限りません。

担当者の退職や異動が決まったタイミングも、経理アウトソーシングのスタートに適しています。特に、日頃から人手不足で悩んでいる組織は、採用活動や教育、引き継ぎなどの負担を考慮すると、アウトソーシングに切り替えたほうが安定した経理業務を継続できます。

快適な労働環境の実現にも寄与する経理アウトソーシングは非常におすすめですが、利用時には注意したい点もあります。導入検討時や業者選びの祭には、次の4点も意識しましょう。

経理をアウトソーシングすれば、外部委託費が発生します。人件費よりも安価に済むと前述しましたが、費用は委託内容や委託先によってさまざまです。

アウトソーシング利用前には、どこからどこまでの業務を委託するのかを明確にしましょう。また、同じ内容でも業者によってどれくらい費用に差があるのかを把握するために、複数のアウトソーシング業者を比較することも忘れてはいけません。

経理アウトソーシングを専門的に行う業者のなかには、1ヵ月分の資料をまとめて提出して、帳簿や財務諸表に反映させるところもあります。こうした業者を選ぶと、経営数字の把握に最短でも1ヵ月以上かかってしまいますし、資料が不足しているなどの理由で正しい記録ができないと、さらに時間がかかります。

リアルタイムでの数字の把握が難しいと、経営に深刻な影響を及ぼす可能性もあります。密なコミュニケーションで、できるだけ早く経営数字が見られるような仕組みを導入しているなど、柔軟な対応をしてくれる業者を選びましょう。

アウトソーシング先に業務を丸投げしてしまうと、自社にノウハウが蓄積されません。この状態が続くと、経理を担える人材がいなくなってしまうばかりか、自社のことにもかかわらず、経理に関してまったく把握できない人ばかりになってしまうリスクも高まります。

こうした問題が起こらないためにも、経理アウトソーシングを利用する場合も、自社でできる業務は可能な限り残すのがおすすめです。また、アウトソーシング先の業務状況を定期的に確認したり、疑問点があれば積極的に質問したりと、能動的に経理に関わっていく必要があります。

経理アウトソーシングを利用するには、自社の会計取引に関する資料を提供しなければなりません。なかには重要な内容のものもありますが、外部に出した以上、情報漏えいのリスクに晒されることは理解しておくべきでしょう。

より安心して情報を明け渡すためには、セキュリティ対策をしっかり行っている業者を選ぶことが重要です。アウトソーシング利用に向けての相談時も、必ず機密保持契約を結んだうえで話を進めてください。

また、自社からの資料送付にあたっても、アップロード先や送付先を間違えない、閲覧できる人物を限定するなど、情報が漏れないような方法を徹底しましょう。

どのような業種にも大きなメリットをもたらす経理アウトソーシングは、サービス業での活用が特におすすめです。人材不足や担当者の退職などでお悩みのオーナー様は、まずは相談からスタートしてみるのもよいでしょう。

知識・経験豊富な税理士が在籍するファーストアソシエイツでは、経理アウトソーシングや、バックオフィス業務の効率化に向けた改善サポートなどを行っています。サービス業はもちろん、その他の業種の経営者様も、お気軽にお問い合わせください。

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