Google Workspace × GASが変える、これからの経理実務

「Google Workspaceを導入したけれど、結局スプレッドシートへの手入力が増えただけではないか？」 経理現場から、時折そんな声が聞こえてくることがあります。

確かに、情報の共有や整理は楽になりますが、それだけでは「業務の総量」は減りません。経理DXの本質は、整理された基盤の上でGAS（Google Apps Script）を活用し、単純作業を無人化することにあります。

今回は、前回の「整理編」に続き、GASを導入することで経理実務がどう「現実的に」変わるのかを解説します。

単なる共有ツールとしてではなく、GASを「実務のエンジン」として動かすことで、以下のような変化が起こります。

・Before： スプレッドシートで作成した請求書を、1枚ずつPDF化し、ファイル名を手作業で変え、メールに添付して送付。

・GAS導入後： 管理台帳のチェックボックスを入れるだけで、PDF生成・電子帳簿保存法に準拠したファイル名での保存・取引先へのメール送信を数秒で一括完了。

・実務のメリット： 送付ミスやファイル名の設定ミスといった、精神的負担の大きい「単純作業」から解放されます。

・Before： フォームで届いた申請を、経理が目視で確認し、仕訳データとして会計ソフト用のCSVに手入力。

・GAS導入後： フォーム送信と同時に、社内規定（金額上限など）を自動チェック。 問題がなければ、そのまま会計ソフトへインポート可能な形式でCSVを出力、またはAPIで直接連携。

・実務のメリット： 経理の役割が「入力者」から、エラーが出たものだけを確認する「承認者・監査者」へと変わります。

・Before： 毎日ネットバンキングにログインし、入金履歴をCSVで落としてスプレッドシートに転記。

・GAS導入後： APIを活用し、特定の入金があった瞬間に担当者のチャット（Slack/Teams等）へ自動通知。

・実務のメリット： 「入金まだですか？」という営業担当からの問い合わせを待つ必要がなくなります。

「Googleドライブに置くだけ」では、電子帳簿保存法の検索要件（取引年月日・金額・取引先での検索）を満たすのは困難です。しかし、GASを介することでこれが現実的になります。

・自動インデックス作成： ドライブに保存されたファイル情報を、GASが自動で「検索用管理台帳（スプレッドシート）」に書き出します。

・タイムスタンプ代替運用： 修正履歴が残るGoogle Workspaceの特性と、GASによるファイルロック機能を組み合わせることで、事務処理規程に準拠した安全な運用を安価に構築できます。

前回の記事で触れた通り、Google Workspaceによる「情報の整理」は非常に重要です。しかし、整理だけでは「情報の移動」という作業が残ります。

①情報の整理（Google Workspace）： バラバラだったデータが1ヶ所に集まる。

②情報の移動・加工の自動化（GAS）： 集まったデータを、必要な形に変えて次の工程へ届ける。

この2ステップが揃って初めて、経理DXは「現場が楽になった」と実感できるレベルに到達します。

Google WorkspaceとGASの組み合わせは、高価なERPを導入しなくても、貴社の実務に100%フィットしたシステムを自社で構築できることを意味します。

まずは、今の業務の中で「スプレッドシートから別の場所へ、値をコピー＆ペーストしている作業」を探してみてください。そこが、GASによる改善の第一歩です。

株式会社ファーストアソシエイツでは、こうした「実務に即した」自動化の設計を支援しています。

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